在尋找辦公室的過程中，辦公室大小與地理位置固然重要，但不要只著眼於呎數，其他因素亦不容忽視，若果想為員工創造理想工作空間及提升生產力，則必須要從宏觀角度看整體需要。
1. 按公司的實際需要
聽起來匪夷所思，然而不少大企業，實際需要的辦公室空間其實很小。若你的業務需要邀請客戶到公司辦公室，當然你會想讓他們看見裝潢得體的工作環境、有職員於接待處接待，這樣可以展示公司規模，同時讓客戶對公司建立信任。如果你的業務以線上為主、可遙距工作且無須接待訪客的話，所需空間相對較小，簡單的辦公室設備可能已足夠應付日常駐場員工所需。
另一需要考慮到的是辦公桌數目，例如你可以選擇在Compass Offices租用辦公空間，此類租賃服務是按實際需要的座位數目收費。但不要忘記公司在短期內的潛在增長，將來若有增員時，要考慮你所租用的服務式辦公室能否配合公司員工增長需求。
2. 選擇理想地點
辦公室地點應根據公司需求來決定，然而在香港有不少地區可供選擇：
- 香港島：高尚辦公室集中地，如中環、金鐘、灣仔等，雖然租金相對高昂同時位處中心地區，交通配套十分方便。
- 九龍：辦公室同樣得體，其中尖沙咀為九龍的中心點及傳統商業區，租金略高一點；另外荔枝角、觀塘等地區租金較相宜，交通也十分方便
- 新界：租金較有競爭力，大埔、將軍澳、荃灣等相對較遠，但交通配套也不差，港鐵或巴士也容易到達。
3. 會議室
若要接見客戶或業務夥伴，最好避免在茶水間進行，而香港的服務式辦公室則提供兩類會議室。
度身訂做會議室
有可能需要改裝辦公室、騰出空間以配合加建會議室。然而擁有獨立會議室的辦公空間，若在銷售方面會發揮關鍵作用，長遠而言是值得的。實際上一些服務式辦公室可以按租戶提出的要求度身訂製辦公空間。
標準會議室
服務式辦公室提供時租會議室，擁有私隱度之餘，不一定是長期租戶才可使用。租用會議室期間亦可以使用茶水間等公共空間及設施。
4. 辦公室設備及附加服務
租用服務式辦公室時通常已配有一些設施及服務，在確定租約前，記得檢查合約提及的設施及設備是否運作正常和切合所需，當中若包括電信設備、 Wi-Fi 等必須檢查清楚。
香港許多建築物仍未兼容光纖電纜，這意味著互聯網可能不在其最高速度，若你的工作主要在線上進行、如金融科技、電子商貿等行業，或者經常需要使用 Zoom 會議的話，可能需要找一個備有完善互聯網連接的辦公室。當你到訪辦公室時，記得測試連接速度，以確保符合業務所需。
另外還有一些需要關注的事項，例如茶水間、電源插座、渠務、洗手間、甚至辦公室的採光等。若你選擇租傳統辦公室，則需要關注這些細節；如果是使用服務式辦公室，基本上上述的已包括在租金以內，並可隨時使用。
協商條款及租金
在香港磋談租金和租賃條款時要記住的第一件事是，需要懂得廣東話或英語，若你不懂廣東話或業主不會說英語的話，需要找一個翻譯員或值得信賴的工商物業代理協助。接下謹記以下三個要點，確保可商議出最切合你的條款和租金。
- 提前幾週（而非月份）協商租約和條款，若業主需待上幾個月，那麼可能對你不是最有利的。
- 若你打算留下來長時間發展，可考慮較長的固定租約，業主或會因為長期租戶，考慮其穩定性，更傾向提供合你心水的租金及條款。
- 看到第一個選址後不要馬上決定，至少到訪兩個合適的單位及聯絡業主，比較一下租金、配套、條款等細節。
要選擇到一個良好的辦公空間需要考量不同因素，期間很容易讓人不知所措，請記住考慮業務需求、設施及地區等條件，配合有策略的協商，就自然找到最合你心意的辦公室。
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