有團體發起罷用Zoom！教你Microsoft Teams 4大使用tips！

視象會議軟件Zoom爆發的資訊安全（Information Security）以及個人資料洩露醜聞連綿不斷！近日更有多個媒體指出，本港有學校團體發起罷用Zoom軟件進行遙距教學。有見及此，不少團體及組織都改用其他視象會議軟件，代替使用Zoom，其中Microsoft Teams是大熱之選之一。拾捌堂將向你推介4個Microsoft Teams的使用Tips，讓你在使用上更得心應手。

有本地學校罷用Zoom

自從Zoom爆發資安疑雲以來，各國不少地區都禁用Zoom，近日連本港學校如港大，有學生發起罷用Zoom進行網上學習。有部分本港學生組織日前發起了不合作運動，呼籲杯葛學校使用Zoom教學，所有使用Zoom的網上教學一概都不會參與。而香港大學為了加強網絡保安安全，表示改用另一微軟旗下線上會議軟件Microsoft Teams。

Microsoft Teams四大使用貼士

既然愈來愈多團體和組織都改用Microsoft Teams進行教學和商業活動，那麼拾捌堂就在此建議一些使用Microsoft Teams的心得，幫助你們提高使用Microsoft Teams的效率。

以下將會講解一些Microsoft Teams的4個重要技巧：

貼士一：專注在與自己有關的訊息

使用Teams時除了視象會議外，有時候亦會使用文字訊息。不過如果有很多人同時進行的話，你就會「追Post」追到手軟了。這時你就要專注在與自己有關的訊息，通常別人在一大堆人跟你談話時，都會使用了@功能。此功能除了可以指名跟某個人說話外，更可以尋回與自己有關的訊息！

方法：在Activity裡，點擊Filter，就可以選擇「@Mention」，那麼你就可以找到與自己有關的訊息。

圖片：Microsoft官網。

貼士二：把重要Message標籤（Bookmark）及儲存

除了要專注在自己的訊息外，有時候別人的說話是向所有人公布，並不會指名導姓。假如你疏忽了，就會變了「沒有聽書」，輕則別人覺得你不尊重，重則你就會錯過了工作內容，甚至得失客戶！所以你要把一些重要的訊息標籤，甚至可以儲存，日後用作參考，要回看亦會十分容易。

方法：在人物對話裡，可選擇 “Bookmark”，這樣就可以標籤對話。如果你要儲存對話，在Bookmark後，於上方Search Bar裡，輸入/saved，就可以另外儲存對話在本機裡。

貼士三：學習使用快捷鍵（Commands）

善用對話功能外，如何運用快捷鍵（Commands）也是非常重要，這些快捷鍵不止幫你提升會議效率，而且有各種不同的功能，非常實用！以 “/file”為例，你在Search Bar裡輸入“/file”，就可以即時把所有對話過瀘，只顯示文件，加快找文件的速度。

方法：只需在Search Bar裡輸入 “/” 就會有不同選項，裡面亦有詳細解釋。

貼士四：設置Project Team

當一間公司涉及多人會議時，難免出現「人多手腳亂」的情況，如果同一時間30人說話豈不是十分混亂？即使一個小部門只有5-6人，但各人肩負的責任也不同，也沒有必要所有人同一時間進行會議。因此你在Microsoft Teams裡進行明確的分組也是十分重要，你可以把員工按職能加入一些Project小組，他們就會清楚目前的任務是甚麼，你就可以在Project Team裡發布訊息和資料提高效果。

方法：在左方欄的 “Team” 裡清楚地組織，設立Project Team選項，然後把員工拉入去所屬的組別，當顏色轉變為灰時，就表示成功。